NAZWA WYDARZENIA
Treść będzie widoczna we wszystkich raportach, formularzach i ofertach. Dlatego nie należy wpisywać nazwy, która mogłaby wydać się później „niezręczna”.
TYP WYDARZENIA
Jest to pierwsza ważna informacja dla Obiektów. Pole uzupełnisz z listy wyboru: GALA, KONFERENCJA, KONGRES, MEETING, PIKNIK oraz INNE dla wydarzeń wykraczających poza ustalone ramy podanych typów.
TERMIN WYDARZENIA
Wprowadzanie danych (zwłaszcza w pierwszych dwóch krokach) odgrywa nie tylko rolę informacyjną. Na ich podstawie system zaczyna tworzyć szkielet zapytania ofertowego generując w kolejnych krokach przydatne podpowiedzi (wartości domyślne).
LICZBA UCZESTNIKÓW
System wprowadzi odpowiednie wartości domyślne równe tej liczbie. Dotyczyć to będzie liczby osób w salach (Sale) oraz liczby osób podczas posiłków (Gastronomia).
TERMIN NADSYŁANIA ODPOWIEDZI
Poinformuj Obiekty, do kiedy chciałbyś otrzymać odpowiedź na przesłane zapytanie. Jest to wyłącznie pole informacyjne i nie będzie miało decydującego wpływu na inne funkcje systemu.
PREFEROWANY SPOSÓB ROZLICZENIA
Jeżeli istotna jest dla Ciebie stawka VAT na wszystkie usługi oferowane przez Obiekty, wybierz odpowiednią wartość w tym polu.
UWAGA!
Dla przykładu: jeśli wybraliśmy daty od 12.06.2021 do 14.06.2021 to system automatycznie podpowie strukturę zakwaterowania na dzień 12.06.2021 i 13.06.2021.
Jeżeli w kolejnym kroku zadeklarujemy chęć skorzystania z sal konferencyjnych wprowadzając LICZBĘ SAL, system automatycznie przyporządkuje wybraną liczbę sal do poszczególnych dni.
Ponadto wygenerowane zostaną domyślne dane dotyczące GASTRONOMII – 12.06.2014 – przerwa kawowa, obiad, kolacja, 13.06.2014 – przerwa kawowa, obiad, kolacja, 14.06.2014 – nic.
Oczywiście są to jedynie wartości domyślne, które w dowolny sposób możesz zmienić. Więcej szczegółów znajdziesz w dalszej części materiału.
Wybieramy usługi, które będą uwzględnione w ofertach obiektów
Możesz wybrać konkretny Obiekt (NAZWA OBIEKTU) lub określić typ, liczbę gwiazdek, miasto, region, liczbę miejsc noclegowych, liczbę i pojemność sal konferencyjnych itd. System wygeneruje listę Obiektów spełniających Twoje kryteria wyszukiwania
Pamiętaj, aby w obszarze SALE I TERENY wpisać interesującą Cię liczbę sal oraz maksymalną liczbę osób w odpowiednim układzie (konferencja, bankiet, koktajl). Jeżeli interesują Cię Obiekty posiadające tereny rekreacyjne lub/i powierzchnie wystawiennicze koniecznie wybierz a następnie uzupełnij odpowiednie pola.
UWAGA!
Planując organizację konferencji, a po niej bankietu koniecznie dodaj dwie sale a Obiekt sam zdecyduje czy będzie możliwa realizacja obu funkcji w tej samej Sali. Zmiana aranżacji sali z ustawienia teatralnego na bankietowe zajmuje od 2 do 3 godzin.
Dodatkowo możesz szybko porównać wybrane obiekty korzystając z funkcji PORÓWNAJ WYBRANE OBIEKTY.
Wyświetla wszystkie obiekty, które wg Ciebie będą najlepsze do organizacji danego wydarzenia (te, które zaznaczyłeś i do, których chcesz wysłać zapytanie ofertowe). Możesz zapoznać się z ogólną ofertą każdego Obiektu klikając ikonę ZOBACZ WIĘCEJ. W każdej chwili w łatwy sposób możliwy będzie powrót do listy. Masz możliwość skorygowania listy.
Dodatkowo możesz szybko porównać wybrane obiekty korzystając z funkcji PORÓWNAJ WYBRANE OBIEKTY.
Jeżeli w trzecim kroku (WYSZUKIWANIE OBIEKTU) wypełniłeś pola „Liczba pokoi” kreator zapytania nie tylko wyszuka Obiekty dysponujące odpowiednią liczbą miejsc noclegowych, ale także automatycznie podstawi oczekiwaną strukturę zakwaterowania i przyporządkuje je do dni określonych w kroku pierwszym (INFORMACJE OGÓLNE).
Niezależnie od tego pozostaje Ci możliwość skorygowania danych, a także dodania dodatkowych dni i struktury zakwaterowania. Aby dodać dodatkowy dzień w strukturze zakwaterowania wypełnij odpowiednie pola, a następnie kliknij DODAJ. Jeżeli chcesz usunąć cały dzień ze struktury zakwaterowania naciśnij symbol „x” widoczny po prawej stronie.
Jeżeli w trzecim kroku (WYSZUKIWANIE OBIEKTU) wypełniłeś pola „Liczba sal” oraz „Max liczba osób w układzie” kreator zapytania kreator zapytania nie tylko wyszuka Obiekty dysponujące odpowiednimi salami, ale także automatycznie podstawi oczekiwaną liczbę sal i przyporządkuje je do dni określonych w kroku pierwszym (INFORMACJE OGÓLNE). Teraz konieczne będzie wprowadzenie lub korekta pozostałych danych jak godziny korzystania z sal, liczba osób, ustawienie, funkcja, termin ewentualnych montaży i demontaży.
UWAGA!
Pola „Montaż od do” oraz „Demontaż od do” stanowią informację dla Obiektów w jakich godzinach potrzebujesz mieć dostęp do wybranych Sal i powierzchni.
Ponadto w polu „Dodaj uwagi” konieczne jest określenie pozostałych wymagań dotyczących wynajmowanej sali jak np.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, Wi-Fi, scena, parkiet, nagłośnienie. Na podstawie przekazanych przez Ciebie informacji Obiekt będzie mógł zaproponować konkretne sale oraz ich dokładną wycenę.
Po przejściu do kolejnego kroku kreator zapytania automatycznie wygeneruje standardowy schemat funkcji gastronomicznych jak przerwa kawowa, obiad, kolacja. Możesz je oczywiście w dowolny sposób zmienić, usunąć wybrane pozycje bądź dodać nowe. Niezbędne jest natomiast szczegółowe określenie godzin, liczby osób (wartość domyślna pochodzi z pierwszego kroku – INFORMACJE OGÓLNE) oraz rodzaju ustawienia.
UWAGA!
Jeżeli chcesz otrzymać precyzyjną wycenę gastronomii koniecznie wypełnij pola „Uwagi do menu” oraz „Uwagi do pakietu napojów”.
Jeżeli w trzecim kroku (WYSZUKIWANIE OBIEKTU) w obszarze SALE I TERENY dodałeś Teren rekreacyjny kreator zapytania nie tylko wyszuka Obiekty dysponujące odpowiednimi terenami rekreacyjnymi, ale także automatycznie podstawi oczekiwaną pozycję Teren. Pozostanie tylko uzupełnienie lub korekta pozostałych informacji tj. godziny, powierzchnia, termin ewentualnych montaży i demontaży.
UWAGA!
Pola „Montaż od do” oraz „Demontaż od do” stanowią informację dla Obiektów w jakich godzinach potrzebujesz mieć dostęp do wybranych Terenów rekreacyjnych Pamiętaj o wypełnieniu pola UWAGI, aby przekazać Obiektowi możliwie najwięcej szczegółów dotyczących planowanych działań.
Jeżeli w trzecim kroku (WYSZUKIWANIE OBIEKTU) w obszarze SALE I TERENY dodałeś Powierzchnie wystawiennicze kreator zapytania nie tylko wyszuka Obiekty dysponujące odpowiednimi powierzchniami wystawienniczymi, ale także automatycznie podstawi oczekiwaną pozycję Powierzchni wystawiennicze. Pozostanie tylko uzupełnienie lub korekta pozostałych informacji tj. godziny, powierzchnia, termin ewentualnych montaży i demontaży.
UWAGA!
Pola „Montaż od do” oraz „Demontaż od do” stanowią informację dla Obiektów w jakich godzinach potrzebujesz mieć dostęp do wybranych Powierzchni wystawienniczych.
Pamiętaj o wypełnieniu pola UWAGI, aby przekazać Obiektowi możliwie najwięcej szczegółów dotyczących planowanych działań. Poza ewentualną wystawą możesz potrzebować dodatkowej powierzchni przeznaczone na recepcję wydarzenia, która najczęściej, (choć nie zawsze) jest zwolniona z dodatkowych opłat. Informacja pozwoli jednak rozwiać ewentualne wątpliwości już na etapie samego zapytania ofertowego i uchroni Cię przed nieprzewidzianymi kosztami dodatkowymi.
W tym kroku kreatora zapytania możesz określić swoje zapotrzebowanie na usługi dodatkowe: PARKING oraz INNE. Chcąc skorzystać z należącego do Obiektu parkingu kliknij DODAJ USŁUGĘ DO NOWEGO DNIA, wybierz datę, usługę Parking, wypełnij pole ilość i kliknij DODAJ. Jeżeli interesuje Cię parking na więcej niż jeden dzień musisz dodać kolejne pozycje klikając DODAJ USŁUGĘ. Dodanie i opisanie usługi INNE pozwoli Obiektom na wycenę Twoich dodatkowych oczekiwań, których wcześniej nie udało się zdefiniować np. oprawa artystyczna, animacje.
Ostatnim krokiem kreatora zapytań jest RAPORT KOŃCOWY. Pozwala on na weryfikację wcześniej wprowadzonych informacji oraz listy wybranych Obiektów, do których zostanie wysłane szczegółowe zapytanie z prośbą o wycenę.
UWAGA!
W ofercie Obiektów w odpowiedzi na Twoje zapytanie ofertowe w sekcji USŁUGI DODATKOWE automatycznie pojawi się dodatkowa pozycja INNE – WCZEŚNIEJ NIEZDEFINIOWANE. Pozwoli to Obiektom wycenić usługi, których nie było w zapytaniu ofertowym np. opłata klimatyczna.
Dodatkowe uwagi – pozwala na edytowanie Informacji ogólnych
ZAŁĄCZNIKI – daje możliwość załączenia dokumentów