Menu
Close

Rejestracja

Close

Wyposażenie sali, czyli jak udogodnienia techniczne wpływają na efektywność spotkań

baner_wyposazenie_sali_konferencyjnej

06 paź Wyposażenie sali, czyli jak udogodnienia techniczne wpływają na efektywność spotkań

Według Raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”,  w zeszłym roku w Polsce odbyło się 33 980 spotkań. Do tego należy dodać liczbę  znaczącą, aczkolwiek nie do oszacowania, spotkań nieformalnych – narad, prezentacji, spotkań biznesowych przy kawie. Pracownik każdej firmy spędza część czasu pracy na takich spotkaniach, ale czy zawsze jest to czas dobrze wykorzystany?

Brak odpowiedniego wyposażenia to dramat wielu spotkań

Olbrzymią rolę na efekt spotkań, konferencji, szkoleń czy służbowych prezentacji ma wyposażenie miejsca. I choć nie powinno mieć to decydującego znaczenia, to wielu menedżerów potwierdza, że co najmniej jedno spotkanie w tygodniu bywa zakłócone przez problemy techniczne: np. brak ekranu do wyświetlania, słaby sygnał sieci internetowej, zbyt mała liczba mikrofonów, zła jakość dźwięku, czy zbyt mała ilość miejsca przeznaczonego na podium. Powoduje to opóźnienia, efektywność spotkania i oczywiście rzutuje na odczucia dotyczące na przykład potencjalnej współpracy. A więc wyposażenie ma zdecydowany wpływ na atrakcyjność miejsca i sprawną realizację.

Aby pomóc wam zapobiec ewentualnym „potknięciom” organizacyjnym, stworzyliśmy „checklist”, który pozwoli przygotować Pracownikom Obiektu salę zgodnie z Waszymi oczekiwaniami.

Co w takim razie powinna posiadać dobrze wyposażona sala konferencyjna albo o co zapytać Przedstawiciela Obiektu planując spotkanie z wykorzystaniem sali konferencyjnej?

Podstawowe elementy wyposażenia:

  • scena, podium lub podwyższenie, ewentualnie możliwość montażu takiego rozwiązania,
  • monitory do wyświetlania prezentacji i slajdów, warto zapytać o rozdzielczość i jasność,
  • multimedialny projektor podsufitowy, jak wyżej ważna jest rozdzielczość i jasność,
  • ekran do projektora, tutaj ważny jest rozmiar oraz umiejscowienie,
  • nagłośnienie, na które składają się głośniki oraz mikrofony (najlepiej mieć kilka w zapasie, a najwygodniejsze są te bezprzewodowe),
  • internet bezprzewodowy (Wi-Fi to już dzisiaj standard, ale lepiej mieć pewność),
  • odtwarzacz DVD,
  • wskaźniki laserowe, piloty do monitorów, projektora
  • zaciemnienie sali

 

 

Wizja lokalna albo wywiad gwarancją pomyślnej realizacji wydarzenia

Jeżeli jesteś Organizatorem wydarzenia i nie możesz przeprowadzić wizji lokalnej, zadbaj o odpowiedni wywiad. W myśl zasady „lepiej zapobiegać niż leczyć”, uzyskasz informacje o możliwościach, przeszkodach i udogodnieniach sali, bo przy realizacji wydarzenia mogą stać się kluczem do szybkiej reakcji i zdecydowanie ułatwią działanie.

Co zatem powinien wiedzieć Event Manager na temat wybranej sali konferencyjnej?

Obsługa sali:

  • Z kim kontaktować się w celu ustalenia szczegółów technicznych i aranżacji wynajmowanej powierzchni?
  • Czy Obiekt posiada system alarmowy, alarm przeciwpożarowy i ustalone drogi ewakuacji?
  • Kto zajmuje się ochroną miejsca wydarzenia?
  • Kto i w jakim stopniu odpowiada za straty, zniszczenia lub uszkodzenia wyposażenia sali?
  • Czy jest możliwość dostępu do sali przed wydarzeniem w celach montażowych?

Lokalizacja:

  • Jaka jest lokalizacja miejsca i czy dojazd jest prosty?
  • Czy są miejsca parkingowe i w jakiej ilości? Czy są płatne?
  • Czy jest możliwość zorganizowania „recepcji wydarzenia” przed wejściem do sali?

Wyposażenie i aranżacja przestrzeni:

  • Jakie wyposażenie sali jest w cenie wynajmu?
  • Jaka jest liczba gniazdek i ich rozkład?
  • Ile komputerów można jednocześnie podłączyć?
  • Czy jest dostępny Internet Wi-Fi i jakie jest hasło?
  • Czy sala ma odpowiednio przystosowane nagłośnienie?
  • Czy nagłośnienie jest wbudowane?
  • Jaką wysokość ma pomieszczenie?
  • Jak szerokie są drzwi do sali?
  • Czy jest możliwe sterowanie natężeniem i ukierunkowaniem oświetlenia w sali?
  • Czy sala posiada dostęp do światła dziennego i czy możliwe jest jej zaciemnienie?

 

 

Znalezienie odpowiedniego miejsca na realizację oraz wykorzystanie atutów lokalizacji i otoczenia to jedno (wspominaliśmy o tym w artykule Event TU i TERAZ), ale nie zapominajmy o potencjale miejsca wydarzenia i elementach, które z pozoru mało istotne mogą zamienić pracę w przyjemność. Choć pewnie zawsze znajdą się elementy, które również chciałoby się mieć „pod ręką” :)

Jakie najbardziej niespotykane elementy wyposażenia zdarzyło się Wam zastać w miejscu wydarzenia? A o jakie byliście zmuszeni poprosić? Podzielcie się doświadczeniami i razem inspirujmy innych z branży eventowej :)

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail