Menu
Close

Rejestracja

Close

7 kroków do przeprowadzenia efektywnego zebrania, czyli jak pobudzać kreatywność zespołu

businessmen-1039905_960_720

25 sie 7 kroków do przeprowadzenia efektywnego zebrania, czyli jak pobudzać kreatywność zespołu

Czasami sceptycznie podchodzimy do zebrań, bo przy napiętym grafiku i ilości zadań do wykonania stanowią one dodatkowe wyzwanie czasowe. Jednak bezsprzecznie są one potrzebne aby zaplanować pracę lub podsumować rozwój projektu. Jak sprawić, aby zebranie przeobraziło się w efektowne spotkanie a uczestnicy chcieli brać w nim aktywny udział?

Agenda jest jak szlak prowadzący do celu.

Marnowanie czasu? Nie możemy sobie na to pozwolić, a środkiem do oszczędności będzie ustalenie planu tematów. Aby każdy z uczestników brał czynny udział w spotkaniu, poproś o przygotowanie tematów i pomysłów, które chcieliby poruszyć. Najlepiej określ również czas na omówienie elementów agendy i pozostaw czas na dyskusję oraz wolne wnioski, które w angielskojęzycznych agendach zawsze znajdziesz na końcu pod postacią A.O.B. (Any Other Business).

„Zespół dwóch pizz”, czyli jak Amazon określa wielkość zespołu.

Wiadomo, że im więcej osób w drużynie tym więcej zdań i opinii. Nie ograniczamy wielkości zespołów, bo różne zadania wymagają różnych sił do efektywnej realizacji. Ciekawostką jest strategia CEO Amazon Jeff’a Bezos’a, który stwierdził, że aby rozmowa dała dobry efekt grupa powinna być takiej wielkości aby mogła być „zasilona dwoma pizzami”, a gdy potrzeba większej liczby pomysłów, zawsze przecież można zamówić większą pizzę.

Jak zatem uniknąć chaosu podczas zebrania? Najlepiej tworzyć podzespoły z liderami, którzy odpowiadają za poszczególne zadania i w swoim gronie omawiają szczegóły, zaś efekty referują osobie kierującej całym projektem.

Ustaw timer na 30 min bo czas to pieniądz.

Z przeprowadzonych badań wynika, że przeciętne spotkanie w korporacji zajmuje 1 godzinę i 19 minut. Dobry manager przeprowadza zebranie w 52 minuty, a menedżerowie młodszej generacji (do 35 lat) skracają ten czas nawet  do 45 minut.

Najlepiej ustawić zegar na widoku, by odliczał 30 minutowe okresy. Wywoła to rzeczowe podejście do tematu, zmusi uczestników do słuchania i bycia aktywnym. A widok timera i dźwięk jaki pojawi się wraz z upłynięciem przewidzianego czasu pobudzi skuteczność i kreatywność.

Spotkanie na stojąco utrzymuje aktywność.

Pozycja stojąca jest wymagająca, bo aby utrzymać ją podczas spotkania dodatkowo musimy być skupieni. Spotkanie na stojąco wyzwala w nas większą chęć współpracy, kreatywność i ekscytację. Potwierdzili to w swoim badaniu Andrew Knight i Markus Baer z Uniwersytetu Washington.

Przebadani uczestnicy podzieleni zostali na 2 grupy, które w ciągu 30 minut miały nagrać spot reklamujący Uniwersytet. Jedna grupa miała do dyspozycji krzesła, a druga tylko stół. Czujniki pomiaru „stanu pobudzenia fizjologicznego”, które mieli na nadgarstkach, jednoznacznie wykazały, że zespół stojący był bardziej płodny w pomysły, a brak bariery w postaci krzeseł powodował większą odwagę w działaniu i dało to efekt w postaci filmu wyższej jakości.

Chodzenie pobudza kreatywność.

Kolejni badacze, chcąc zbadać zachowania ludzkie i ich wpływ na rozwój, przeprowadzili badania, które wykazały, że uczestnicy „walk-and-talk” wykazali zaangażowanie większe o 8,5%. Jak widać z każdym krokiem wzrasta nasza kreatywność, bo wg naukowców w ruchu jesteśmy bardziej twórczy o 5,25%.

Do innych zalet takich spotkań należy ruch, bo człowiek do chodzenia a nie siedzenia jest fizjologicznie lepiej przystosowany. Dodatkowo spotkanie na świeżym powietrzu np. w ogrodzie czy parku to lepsze środowisko dla naszych płuc i pozwala efektywniej dotlenić nasz mózg. Jedynym ograniczeniem zebrań w formule „rozmawiaj idąc” jest  liczba uczestników, która w przypadku zespołów o rozmiarze „2 pizz” wprowadza chaos w momencie, gdy musimy do siebie krzyczeć i wtedy wizyta w parku przynosi odwrotny do planowanego efektu.

Stosuj „miejsca parkingowe” dla tematów trudnych.

Ograniczenie czasowe pozwala utrzymać tempo i wysoki poziom spotkania. Ważne punkty wg agendy są omawiane, każdy ma swoje „5 minut” i każdy temat ma swoje miejsce.

Zdarza się jednak, że jakiś temat wymaga większej uwagi, bądź w podczas spotkania nie ma możliwości rozwiązania powstałego problemu. Jako dobry menadżer potrafisz szybko przeanalizować stan bieżący i zgrabnie „przechowasz” temat na później. „Parkując” go zlecasz oczywiście próbę znalezienia rozwiązania poszczególnym osobom do kolejnego spotkania, na którym poprosisz o rezultaty, bo czasami lepiej wrócić do trudnego tematu, niż tracić bezskutecznie czas.

Na dobry koniec stwórz „początek”.

Każde spotkanie kończy się przydzieleniem zadań uczestnikom. Propagujemy postawę kolejnej znanej marki jak Apple, w której po każdym spotkaniu osoby bezpośrednio odpowiedzialne za wykonanie zadania otrzymują status DRI (Directly Responsible Individual). Steve Jobs wyjaśnił, że taka postawa wpływa na „poczucie odpowiedzialności” oraz zaangażowanie, czego efektem jest zwiększona efektywność pracowników.

Jak widać, spełnia to swoje zadanie bo firma Apple stała się głównym graczem na rynku elektroniki oraz oprogramowania.

Podsumowując, mam nadzieję, że zgodzicie się z nami, że zebranie nie musi oznaczać straty czasu i nie musi być nudne. Określenie jasnego celu, zaangażowanie odpowiednich osób i dobrze zorganizowany terminarz pozwala wyzwolić: energię, kreatywność, chęć do przekraczania barier i efektywne wykorzystanie posiadanego potencjału. Co więcej, w dobrze zaprojektowanych spotkaniach będzie chciał brać udział każdy zainteresowany.

Wspominaliśmy między innymi o „zespole dwóch pizz”, które to  pojęcie można również interpretować jako spotkanie przy pizzy, w kontekście „głodny pracownik to niezadowolony pracownik”, może czasem warto zaspokoić podstawową ludzką potrzebę aby zwiększyć efektywność. A może Wy macie jakieś ciekawe formy przeprowadzania spotkań z pracownikami, które można wykorzystać podczas planowania lub realizacji eventu? Czekamy na Wasze komentarze tutaj lub na naszym FB :)

Inspiracje: www.eventbrite.co.uk

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail