Menu
Close

Rejestracja

Close

Siła wakacyjnej atmosfery, czyli jak zorganizować perfekcyjny letni event

Baner_Meetingpl_Tall_Ships_Races_Szczecin

12 sie Siła wakacyjnej atmosfery, czyli jak zorganizować perfekcyjny letni event

Lato to czas wielu wydarzeń i eventów, które pozwalają dotrzeć do większej liczby Klientów niż zwykle.

Wakacje to czas festiwali, przyjęć przy grill’u i wycieczek poza miejsce zamieszkania, a więc potencjalni Klienci częściej wyjeżdżają i mniej czasu spędzają przed telewizorem. Dzięki bezpośredniemu kontaktowi jest to doskonała możliwość przykucia ich uwagi na dłużej, niż pozwala nam na to reklama telewizyjna czy internetowa.

Więcej wydarzeń podczas wakacji to więcej pracy dla Event Plannerów. Podczas letniego wydarzenia Klient może spotkać się z reprezentantem marki, porozmawiać i wypróbować produkt. Dodatkowo, ze względu na dużą popularność Polski w tym roku, wielu podjęło to wyzwanie aby zwiększyć atrakcyjność pobytu nad polskim morzem, jeziorem czy w górach. Jak więc zorganizować event aby go dobrze zapamiętano?

W osiągnięciu sukces pomocna będzie systematyka, dokładność i doświadczenie.

Każdy Event Planner wie, co zrobić aby osiągnąć cel. Należy zacząć od planowania, negocjowania i tworzenia eventu wg ustalonego harmonogramu. Oczywiście wszelkie poprawki, ewolucja projektu i aktywna reakcja na zachodzące zmiany to chleb powszedni.

Odpowiednia nazwa i cel wydarzenia

Podstawowym zadaniem jest poprawne określenie charakteru wydarzenia. Inny projekt powstanie w przypadku wydarzenia dotyczącego produktu spożywczego, bo należy ująć degustację, a inny projekt będzie promował usługę (którą oczywiście można przenieść w plener), bo obejmie testowanie jej w praktyce.

Hasło przewodnie i chwytliwa nazwa czasem są narzucone i pozostaje nam tylko realizacja, ale jeżeli mamy doświadczenie w kwestiach marketingu, warto przedyskutować z Klientem swoje pomysły.

Lokalizacja i aranżacja to 50% sukcesu

Pisaliśmy o potencjale miejsca na wydarzenie. Są miejsca uniwersalne, które dopasujemy do każdego rodzaju eventu, są miejsca o unikatowym wystroju nadające się do specjalnych wydarzeń, są też przestrzenie, które pomimo „braków” należy odpowiednio dostosować według oczekiwań Klienta. Latem eventy przenoszą się w plener: plaża, bulwary nadrzeczne, parki miejskie czy ulice miast. Poznanie potencjału miejsca i wszystkich jego zalet i wad pozwoli nam wykorzystać wszystkie atuty i przekuć je na naszą korzyść.

Dobrym przykładem są różne aranżacje powierzchni płyty boiska Stadionu Narodowego, na którym odbywały się skoki ekstremalne na motocyklach czy wodne pokazy windsurfer’ów. W wielkich miastach możemy spotkać się z przekształceniem przestrzeni ulicznej w powierzchnię koncertowo-wystawienniczą a za przykład może służyć realizacja Światowych Dni Młodzieży (ŚDM Kraków 2016) na krakowskich Błoniach w obecnym roku oraz finał regat The Tall Ships Races w Szczecinie na miejskim brzegu rzeki Odry w 2007 roku (kolejna edycja już w 2017 roku artykuł tutaj).

Liczba uczestników i ich oczekiwania zwiększają poziom trudności

Należyte podejście do skali wydarzenia, przewidywanej ilości uczestników, oczekiwań odbiorców i charakteru eventu mają odzwierciedlenie w tym jak realizacja zostanie zapamiętana. Jeżeli wydarzenie ma miejsce w terenie, na przykład na miejskiej ulicy to dobry event przyciągnie zainteresowanych pieszych spośród tłumu.

Warto też zadbać o dodatkową informację i promocję eventu aby zmaksymalizować zainteresowanie grupy docelowej: reklama w prasie, telewizji, ulotki i plakaty. Nowoczesny Event Manager również wie, że obecnie najlepszą ścieżką promocji wydarzenia są media społecznościowe.

Krócej nie zawsze znaczy łatwiej, czyli czas trwania realizacji

Planowane wydarzenie może mieć charakter jednorazowy, wtedy obowiązkowo trzeba uzyskać jak najlepszy efekt w krótkim czasie i intensywnie oddziaływać na uczestników. Event zawsze ma jakiś cel i na nim należy się skupić. Mogą to być: promocja wartości (Światowe Dni Młodzieży, Tatrzańskie Wici, Lato z Radiem), muzyki (Open’er Festival, Woodstock Festival Poland) lub produktu (Wyzwanie smaku Pepsi, Męskie Granie). Główną atrakcją może być koncert i występujące podczas niego gwiazdy, i to jest najczęstsza praktyka. Pamiętajmy jednak o licznych atrakcjach pobocznych, które odbywają się równocześnie aby każdy mógł znaleźć coś dla siebie.

Jeżeli wydarzenie ma charakter cykliczny, jak np. Projekt plaża TVN, Festiwal Indii, które co weekend odbywa się w innej nadmorskiej miejscowości, to dobrą praktyką będzie zainteresowanie uczestników podczas pierwszego wydarzenia. Co dzięki temu osiągniemy? Uczestnicy zechcą „wędrować” wraz z wydarzeniem (jeżeli będą w okolicy kolejnej miejscowości) lub przekażą swoje dobre wrażenia znajomym z innych części Polski a wiemy, że najlepszy marketing to „szeptany” i frekwencja będzie rosła.

Diabeł tkwi w szczegółach, czyli jakie przeszkody mogą wystąpić podczas letnich plenerowych realizacji?

.
Pogoda może okazać się sprzymierzeńcem, a co jeśli pokrzyżuje nam plany?

Event na świeżym powietrzu w dużej mierze zależny jest od pogody. A jak wiemy przyroda bywa kapryśna i choć polscy turyści są przyzwyczajeni a wręcz przygotowani na niespodzianki pogodowe takie jak: upał (to lubimy bardziej), wiatr, deszcz czy chłód. Aby nie zniechęcić do udziału w wydarzeniu, należy zadbać o zapewnienie miejsca do odpoczynku: strefy zadaszone, ogródki do spokojnej konsumpcji przy punktach gastronomicznych lub przygotowanie odpowiedniej powierzchni dla widowni przed sceną, aby w razie deszczowego koncertu nie trzeba było stać po kostki w błocie.

Unikatowe miejsce na wydarzenie, to większe wymagania aranżacyjne

Dobrym przykładem są nasze nadbałtyckie plaże, które mogą ulec zniszczeniu jeżeli nie zostaną odpowiednio zabezpieczone oraz tereny parkowe, gdzie wydarzenia odbywają się bezpośrednio na trawie. Bywają to również obiekty zabytkowe jak Zamek Książ w Wałbrzychu, gdzie co roku odbywa się Festiwal Kwiatów i Sztuki. Dużym wyzwaniem dla organizatorów jest przygotowanie miejsca tak, aby aranżacje kwiatowe były odpowiednio wyeksponowane, by zwiedzający czuli się komfortowo – całość odbywa się w bezpośredniej okolicy zamku oraz w otaczających ogrodach, oczywiście w zgodzie i z poszanowaniem dóbr kultury.

„Dla każdego coś miłego”, czyli różnorodna oferta to podstawa

Jeżeli wydarzenie ma charakter kulinarny i nie jest związane z konkretnym produktem to coraz częściej można się spotkać z praktyką przygotowywania propozycji zarówno dla fanów potraw mięsnych jak i  amatorów diety wegetariańskiej, wegańskiej (coraz popularniejszych) lub dla osób z licznymi alergiami pokarmowymi.

Zdarza się również, że wydarzenie odbywa się w miejscu gdzie będą nie tylko osoby zainteresowane ale i osoby, które chcemy zachęcić do wydarzenia, produktu czy usługi. Jak zatrzymać ich i odpowiednio ugościć? Najprostszą metodą jest dodanie do oferty elementów neutralnych jak w przypadku Wystawy  Kwiatów w Zamku Książ, gdzie poza głównym celem wydarzenia jest możliwość spaceru pośród straganów z ekologicznymi produktami spożywczymi, kosmetykami i wyrobami ręcznymi.

 

Wyzwanie z pewnością nie należy do łatwych ale bez „zadań specjalnych” życie Event Plannera nie miałoby tylu barw.
Podzielcie się z Nami swoimi sugestiami na naszym FB jakie są Wasze doświadczenia w realizacjach letnich gorących eventów?

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail