Menu
Close

Rejestracja

Close

5 rzeczy, które zazwyczaj nie wychodzą podczas eventu – cz. II

5_blog_cz II

08 paź 5 rzeczy, które zazwyczaj nie wychodzą podczas eventu – cz. II

Ciąg dalszy tekstu: 5 rzeczy, które zazwyczaj nie wychodzą podczas eventu – cz. I

3. Błąd technologiczny

Wszyscy przez to przeszliśmy. Mikrofon prowadzącego przestał działać, prezentacja video nie chce się poprawnie wyświetlać, a połączenie z Internetem zostaje przerwane w najmniej odpowiednim momencie. To dość niezręczne sytuacje dla organizatora i co gorsza, mogą sprawić, że wypadniesz w oczach gości nieprofesjonalnie.

Po pierwsze musisz znaleźć do współpracy zaufanego partnera, który jak nikt zna się na sprawach Audio/Video.
Po drugie, powinieneś przeprowadzić próbę.

Poświęć czas, aby zwiedzić scenę z Twoimi prowadzącymi oraz zespołem. Upewnij się jakie atrakcje dla publiczności planują podczas występu. Czy zamierzają opuścić scenę, aby przejść wśród zebranych gości, albo czy planują współpracować z publicznością i zaprosić ich do udziału w zabawie. Gwałtowna zmiana kierunku padania światła,
bez wcześniejszego przygotowania, może okazać się problematyczna i łatwo zgubimy gościa specjalnego
w tłumie.

Nie pozwól by prezentacje były ściągane przez Internet podczas wykładu – w ten sposób kusisz los. Poproś wszystkich mówców o dostarczenie prezentacji we wcześniejszym terminie. Przy okazji sprawdzisz czy są kompatybilne ze sprzętem, którym dysponujesz. Jeżeli planujesz videokonferencję, wybierz obiekt, który posiada doświadczenie w organizacji tego typu spotkań. W przypadku gdy mówca lub goście uczestniczyć będą
w wydarzeniu zdalnie – jesteś całkowicie zdany na połączenie internetowe. Pamiętaj o tym.

4. Nieoczekiwana pogoda

Jeżeli planujesz organizację wydarzenia na świeżym powietrzu, pomyśl o planie B – w razie deszczu. Najlepiej,
jeżeli udałoby Ci się mieć w zapasie jakąś salę, do której ewentualnie można by przenieść całą imprezę. W przypadku koncertu muzycznego, festiwalu czy innego show, warto jest zaopatrzyć się w telebim na sali, nawet jeżeli miałoby
to podnieść koszty.

Jeżeli nie pozwala Ci na to budżet, koniecznie zdobądź przeciwdeszczowe ochraniacze na sprzęt. Upewnij się,
że Twoja ekipa założy je, gdy zajdzie taka potrzeba. Gdy wybierasz meble i dekoracje na swój event, wybierz
te wodoodporne, jak np. siedzenia, które można nakryć plastikową kapą. Unikaj poduszek, które mogą zamoknąć
od deszczu i wszystkiego co może zostać zdmuchnięte i zniszczone przez wiatr, jak lekkie banery.

Aby zminimalizować dyskomfort uczestników, związany z pogodą, bądź gotowy na każdą ewentualność. Przygotuj zabezpieczenie w postaci jednorazowych płaszczy przeciwdeszczowych i parasolek, a także wentylatory, butelki
z wodą i ochronę przed słońcem na wypadek upałów. Twoi goście z pewnością docenią te drobne gesty troski.

5. Legendarne kolejki

Nic nie psuje tak wizerunku imprezy jak kosmicznie długie kolejki. Czekanie w kolejkach, to jedna z rzeczy, której uczestnicy Twojego eventu doświadczyć nie powinni. Bez względu na to czy to rejestracja, toalety czy catering – musisz tak wszystko zaplanować aby liczba udogodnień była adekwatna do liczby uczestników.

Trudność może sprawić przewidzenie zapotrzebowania na liczbę toalet czy catering na początku planowania eventu. Ułatwieniem może być profesjonalny system rejestracji i sprzedaży biletów, których na rynku nie brakuje.

Mając dokładne informacje ile osób planuje się pojawić i prowadząc „nadsprzedaż”, o czym była mowa wcześniej, będziesz miał możliwość aby dokładnie określić ilość gości i lepiej się przygotować, dobierając np. odpowiednio ilość personelu.

Podsumowanie

Powyżej opisane scenariusze są dość powszechne, ale przecież nie muszą Ci się przydarzyć. Wystrzegając się rzeczy, które mogą pójść źle, masz możliwość aby się zabezpieczyć i nie dopuścić, aby zdarzyło się najgorsze. Gdyby jednak los postanowił zagrać Ci na nosie i utrudnić organizację, zrób wszystko by eventowe wpadki nie wpłynęły negatywnie na postrzeganie Twojego wydarzenia przez uczestników.

Więcej: http://bit.ly/1jxTnTy

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail