Menu
Close

Rejestracja

Close

5 rzeczy, które zazwyczaj nie wychodzą podczas eventu – część I

5-rzeczy-ktore-nie-wychodza-cz.-I

01 paź 5 rzeczy, które zazwyczaj nie wychodzą podczas eventu – część I

Czasami, bez względu na to jak dobrze zorganizowany i przygotowany został event, coś się nie udaje. Czasem to technologia, która bywa zawodna, czasem po prostu czynnik ludzki. Takie rzeczy się zdarzają.

Najlepszym rozwiązaniem jest mieć świadomość, że coś może pójść źle i mieć plan zapasowy, gdyby faktycznie coś nieplanowanego się wydarzyło.

Poniżej znajduje się lista 5 rzeczy, które mogą nie wyjść podczas eventów oraz wskazówki jak się zachować i co zrobić w razie, gdyby spotkały i nas.

1. Zagubieni prowadzący

Tragedia! Twój główny mówca, zespół i goście specjalni nie pojawili się na czas. Może ich samolot się spóźnia, zachorowali albo zwyczajnie Cię wystawili, o czym dowiadujesz się w ostatniej chwili. Bez względu na to jaki jest powód ich nieobecności, zostajesz z salą wypełnioną ludźmi oczekującymi na show i nie masz kompletnie nic do pokazania. Co robisz?

Rozwiązania mogą być dwa:
a) wyegzekwować od prowadzących, aby możliwie jak najwcześniej poinformowali Cię, że nie będę mogli pojawić się na Twoim wydarzeniu;
b) przygotować się zawczasu na taką ewentualność.

Do kontraktu załącz klauzulę, mówiącą o tym, że w razie gdyby prowadzący miał jakiekolwiek wątpliwości czy uda mu się wziąć udział w wydarzeniu, musisz zostać poinformowany o tym fakcie co najmniej 24 godziny przed eventem.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że mówca pojawi się w obiekcie o wyznaczonej  porze, poproś go o potwierdzenie planów podróży i upewnij się, że jest wystarczająco dużo czasu pomiędzy godziną przylotu, a godziną wyjścia na scenę. Poproś swojego gościa, aby w miarę możliwości informował Cię na bieżąco o postępach podróży, tak abyś miał pewność, że nie będzie żadnych opóźnień w programie.

Miej również „w zapasie” innego prowadzącego. Oczywiście musi to być osoba powiadomiona o takiej ewentualności odpowiednio wcześniej, która jest w tym dniu dostępna i w ostatniej chwili będzie w stanie zjawić się w wyznaczonym miejscu. Postaraj się również, aby ewentualne zastępstwo miał zespół, który planuje wystąpić podczas Twojego eventu.

2. Nikt się nie pojawił!

Jest tylko jedna rzecz gorsza od nie pojawienia się gości, którzy mieli wystąpić na scenie – nie pojawienie się uczestników. Myśl o ogromnej sali, na której jedynie kilka osób kręci się bez celu, może przyprawić organizatora o palpitacje serca.

„Nikt się nie pojawił” to częsty problem w przypadku darmowych eventów. Uczestnicy nie czują się zmotywowani aby przyjść, ponieważ nie musieli ponosić żadnych kosztów.

Z tego względu dobrym pomysłem jest wprowadzenie opłat za bilety, nawet jeżeli zdecydujesz cały dochód przeznaczyć na cele charytatywne.
Wymaganie od uczestników zaangażowania finansowego dramatycznie obniży liczbę „nie pojawiących się”.

Jednakże, nawet gdy potencjalni uczestnicy zapłacili za bilety nie oznacza to, że wszyscy się pojawią. Zawsze są osoby, którym coś wypadnie. Dobrym rozwiązaniem może być np. sprzedaż większej liczby biletów niż ilość dostępnych miejsc – o 20%. Można również stworzyć listę rezerwową, w zależności od charakteru eventu i miejsca.

W przypadku mniejszych wydarzeń, gdzie liczy się każda „głowa”, nie zapomnij przesłać uczestnikom wiadomości z przypomnieniem o zbliżającym się spotkaniu. Przekaż im wszystkie szczegóły eventu i poproś, aby w miarę możliwości poinformowali Cię, gdy okaże się, że nie będą w stanie pojawić się na wydarzeniu.

Zobacz dalej.

źródło: http://bit.ly/1jxTnTy

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail