Menu
Close

Rejestracja

Close

Co decyduje o sukcesie konferencji?

konf.1

02 paź Co decyduje o sukcesie konferencji?

Jak profesjonalnie zorganizować konferencję, kongres, szkolenie, sympozjum czy event biznesowy? Jedno jest pewne – na każdego, kto chce zaplanować wydarzenie na większą liczbę osób, czeka wiele pracy. Aby dokonać właściwych wyborów, wystarczy zastosować się do kilku wskazówek, od których zależy powodzenie i sukces eventu.

Po pierwsze lokalizacja

Pojawił się interesujący pomysł na tematykę, powstał scenariusz i agenda. To moment, kiedy należy odpowiedzieć sobie na jedno z kluczowych pytań: gdzie zorganizować konferencję czy szkolenie, by wyróżniał je profesjonalny charakter, otoczenie odpowiadało ich tematyce, a oczekiwania mieściły się w planowanym budżecie?
Wybór najlepiej zacząć od ustalenia dogodnej lokalizacji, która będzie spójna z charakterem wydarzenia, a jednocześnie nie będzie sprawiała problemów, jeśli chodzi o dotarcie uczestników na miejsce. Trzeba zastanowić się, czy ma to być spokojne otoczenie, gdzie np. goście mogą odciąć się od zgiełku miejskiego życia? Czy raczej duże miasto, położone w pobliżu lotniska i kluczowych węzłów drogowych? Podjęcie decyzji dotyczącej usytuowania konferencji powinno być uzasadnione kwestiami organizacyjnymi i adekwatne do jej formy i tematyki. Warto wybrać renomowane, polecane przez innych miejsce, w którym doświadczony menedżer pozwoli nam uniknąć błędów, a tym samym niepotrzebnych strat finansowych czy wizerunkowych.

Sala sali nierówna

Obecnie, niezależnie od tego w jakim mieście czy regionie organizuje się event, można znaleźć wiele rodzajów obiektów pod wynajem – od pałacyków i loftów, przez centra kongresowe czy szkoleniowe, aż po hotele konferencyjne, wiodące prym w tym zakresie. To, co zdecydowanie wpływa na korzyść tych ostatnich, to z pewnością fakt, że przestrzenie w hotelach można dowolnie modyfikować, odpowiednio do potrzeb – sale konferencyjne wyróżniają się bowiem modułową konstrukcją, dzięki czemu ich odpowiednie zaaranżowanie pozwala pomieścić oczekiwaną liczbę uczestników wydarzenia. Co szczególnie ważne, hotele oferują powierzchnie, które nie zawsze są standardem w innych miejscach, np. zabytkowych pałacykach.
Niezależnie czy postawimy na kameralne szkolenie, czy na duży kongres na kilka tysięcy osób, organizując wydarzenie trzeba wziąć pod uwagę również zaplecze techniczne i infrastrukturę, w jaką wyposażone jest wybrane miejsce. Również w tym zakresie najbardziej kompleksową ofertę posiadają hotele konferencyjne, gdzie klient otrzymuje do dyspozycji dedykowanego opiekuna, który mając doświadczenie pozwoli uniknąć niepożądanych scenariuszy zdarzeń, a także realizuje nawet najbardziej wysublimowane potrzeby. Strony podpisują umowę, pozwalającą wyeliminować wszelkie niedomówienia.

Liczy się doświadczenie

Klient, organizując konferencję w hotelu, oszczędza sporo czasu i pieniędzy. Dlaczego? Ponieważ w ramach wynajmu przestrzeni nie musi szukać podwykonawców, mając do dyspozycji całą potrzebną infrastrukturę: odpowiednią liczbę krzeseł, nagłośnienie, komputery, rzutniki, ekrany i mikrofony, a nawet podium czy scenę. A także, co szczególnie istotne, może na miejscu skorzystać z usługi cateringowej, oferowanej przez hotel, dzięki czemu serwowane gościom posiłki będą nie tylko ciepłe i świeże, ale również podane w elegancki sposób.
Przygotowując wydarzenie biznesowe trzeba zwracać uwagę na wiele detali, dlatego warto wybrać obiekt, posiadający kompetencje w organizacji tego typu eventów.

–  Wszystkim, którzy chcą zorganizować konferencję czy szkolenie, a nie mają w tym doświadczenia, warto dać kilka podstawowych rad: przede wszystkim, by konsultować wszystkie ważne kwestie z przedstawicielem hotelu, traktując go jak partnera, któremu tak samo zależy na zadowoleniu uczestników i który posiadając doświadczenie z wielu realizacji wie, w jaki sposób nie powielać błędów innych. Taka dedykowana osoba zadba o detale, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik – radzi Paweł Jaszczyk, Specjalista ds. sprzedaży w Park Hotelu Diament Katowice. –  Warto podejść empatycznie do uczestnika wydarzenia i zadbać o niego od momentu, gdy wsiądzie pod domem do samochodu, aż do chwili, gdy poda rękę na pożegnanie. Na co zwraca on uwagę po wejściu do hotelu? Jak ocenia przygotowanie sali konferencyjnej? Jak smakuje mu obiad? Czy przerwa kawowa jest odpowiednio bogata, a pokój wygodny? Spojrzenie na wydarzenie oczami gościa pozwala  podjąć wiele kluczowych decyzji – dodaje.

Decydując się na miejsce oferujące kompleksową usługę i otaczając się doświadczonymi doradcami, którzy pomogą nam uniknąć zaskakujących problemów, zaplanowanie konferencji będzie przyjemnością, a uczestnicy jeszcze na długo zachowają ją w swojej pamięci.

Więcej: www.hotelediament.pl

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail