Menu
Close

Rejestracja

Close

Zarządzanie projektem eventowym – część I

zarzadzanie_projektem

15 kwi Zarządzanie projektem eventowym – część I

Organizacja wydarzeń jest takim samym projektem jak produkcja samochodów czy budowa osiedla i w takich kategoriach trzeba
rozpatrywać jego przygotowanie. Czy w Polsce wiemy jak zarządza się projektami, a w szczególności eventowymi? Doświadczeni
event managerowie, czy producenci eventowi umieją zorganizować nawet najbardziej rozbudowane wydarzenie. Robią to od lat według swoich utartych schematów działań, ale czy zarządzają projektem? Wielu odpowie, że tak, ale  pozostała część z pewnością dłużej
się nad tym zastanowi.

Gdy mowa jest o zarządzaniu projektem, nie chodzi wcale o typowe podejście teoretyczne, o którym można przeczytać w książkach,
ale raczej o dostosowanie teorii zarządzania projektowego do realiów realizacji eventowych. Zarządzanie projektem wymaga zmiany nastawienia, wysiłku włożonego w odpowiednie zaplanowanie, nie tylko działań ale i komunikacji w projekcie, która często bywa piętą achillesową organizatorów wydarzeń.

To, w czym pomóc nam może odpowiednie zarządzanie projektem eventowym, to między innymi  zwiększenie kontroli nad realizowanymi działaniami zespołu, z którym pracujemy, usprawnienie komunikacji, a także znaczna oszczędność czasu. Czas poświęcony na zaplanowanie odpowiedniego harmonogramu, naukę nowego systemu, czy zapoznanie się z narzędziem ułatwiającym pracę, bądź też napisanie bardzo konkretnego briefu dla podwykonawcy, czy nowego członka zespołu, pozwala nam zaoszczędzić kilka cennych godzin w trakcie realizacji projektu. To jedno z największych wyzwań z jakim boryka się polski event manager. Złota zasada mówi, że godzina czasu poświęcona na planowanie projektu pozwala zaoszczędzić do 20 godzin w trakcie realizacji. Co więc mogą zdziałać 2 godziny planowania?

Dla niektórych tworzenie harmonogramów, rozpisywanie zadań dla poszczególnych osób, planowanie działań w konkretnym czasie, tworzenie dokumentów określających hierarchię w zespole, przepływ komunikacji – jest ulubioną częścią realizacji eventowej. Dla innych to nic innego jak czysta strata czasu. Wielu wychodzi z założenia, że wszystko przecież jest jasne i można to szybko przekazać podczas spotkania, krótkiego maila, czy telefonu. Oczywiście, że można. Jednak wyobraźmy sobie pracę nad piętnastoma bardzo dużymi projektami eventowymi w jednym miesiącu. Bez odpowiedniego planu możemy mieć problem ze skupieniem się na każdym detalu przy każdym projekcie, a rozdysponowanie zadań,  zadbanie o komunikację, kontrolę i czas stają się najcenniejsza wartością dla organizatora.

Od czego należy zacząć?

Zmiana nastawienia do pracy to podstawa. Daj sobie czas na zaplanowanie i po prostu to zrób. Nie wystarczy , że wiesz jak masz to robić. Zacznij to robić.

  1. Popracuj nad procesami komunikacji w Twoim zespole, niech każdy wie, w jaki sposób ma przekazywać oraz tworzyć informacje.
  2. Ustalaj priorytety działań, nie daj się ponieść emocjom, unikaj chaosu. Nowe pomysły są zawsze mile widziane, ale nie mogą zaburzać dotychczasowych działań.
  3. Korzystaj z dostępnych narzędzi ułatwiających pracę, jak np. programy do zarządzania projektem, czy platformy zakupu usług konferencyjno-eventowych. Zapoznanie się z  ich obsługą może wymagać czasu, ale jak już wiesz, poświęcony czas nie idzie w las,  a jedynie daje Ci dodatkowe godziny.

Do odpowiedniego i umiejętnego zarządzania projektem trzeba mentalnie dojrzeć. Ważne jest, aby nie zamykać się na utarte schematy działań. Dewiza „Think outside the box” idealnie tu pasuje. To, że dotychczas robiliśmy coś w konkretny sposób nie znaczy, że nie można spróbować czegoś innego, co mogłoby usprawnić naszą pracę. To jak oswajanie się z nowym telefonem czy komputerem. Na początku jego funkcjonalności wydają nam się bardzo skomplikowane, a z biegiem czasu synchronizacja wszystkich urządzeń i dostępnych funkcji staje się czymś, co ułatwia nam życie, oszczędza czas i nie wyobrażamy sobie bez nich codziennego funkcjonowania.

Już wkrótce kolejne wskazówki jak korzystać z narzędzi do zarządzania projektem eventowym.

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Przykro nam, w chwili obecnej nie ma możliwości dodania komentarza.

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail