Menu
Close

Rejestracja

Close

Eventowa Checklista meeting.pl – część I: 9 tematów, o które warto zapytać obiekt przed podpisaniem umowy

Checklista-Obiekt_Blog-2

10 kwi Eventowa Checklista meeting.pl – część I: 9 tematów, o które warto zapytać obiekt przed podpisaniem umowy

Najczęstszym problemem w trakcie realizacji każdego projektu, w tym również eventowego, jest komunikacja – niezależnie od tego
czy jest to zespół projektowy, podwykonawca, obiekt lub klient. Obowiązkiem organizatora wydarzenia jest posiadanie wiedzy na temat wszystkich niezbędnych detali związanych z danym podwykonawcą. Do tego przydatne są tzw. Checklisty eventowe . 

Dziś prezentujemy pierwszą z nich, w której znajdują się wybrane zagadnienia, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru obiektu przed realizacją wydarzenia.

1. Ograniczenia obiektu

W zależności od położenia obiektu, infrastruktury oraz aranżacji wnętrza, organizator może spotkać się z pewnymi ograniczeniami, wśród których pojawić się mogą np. brak oznaczeń dojścia do sal, cisza nocna, brak możliwości wprowadzenia auta lub innych dużych elementów, zabytkowa podłoga, czy zakaz spożywania czerwonego wina.

2. Koszty dodatkowe, które powinien uwzględnić organizator

Opłata za wynajem powierzchni to często nie jedyny koszt jaki organizator musi ponieść. Warto zapytać o inne koszty jak np: opłata klimatyczna, czas pracy elektryka lub osoby technicznej z obiektu, opłata za korzystanie z przyłączy prądowych, opłata za każdą godzinę montażu lub demontażu, opłata za parking dla gości i organizatora, obsługa toalet czy szatni.

3. Wymogi bezpieczeństwa w danym obiekcie

Bezpieczeństwo gości to jeden z najważniejszych czynników podczas wydarzenia, dlatego należy mieć pewność, że wszelkie podejmowane działania nie zagrażają gościom oraz są zgodne z obowiązującym prawem. Ważne informacje, które powinniśmy uzyskać od obiektu to m.in.: akceptacja planu ustawień sali lub stoisk wystawienniczych, prawnie dopuszczalna liczba osób w pomieszczeniu, procedury przeciwpożarowe, czy możliwość spożywania lub sprzedaży alkoholu.

4. Doświadczenie personelu

Na wydarzeniach pojawiają się różnego rodzaju goście, mający konkretne oczekiwania wobec standardów np. obsługi. Cenną informacją dla organizatora może okazać się rodzaj wydarzeń, które odbywały się wcześniej w obiekcie. Tym samym jeśli obiekt posiada rekomendacje po danym evencie, a nasi goście są na podobnym poziomie społecznym czy biznesowym, istnieją duże szanse, iż obiekt poradzi sobie z zaspokojeniem oczekiwań gości.

5. Formalności związane z wynajmem

Aby uniknąć nieporozumień w trakcie projektu, podczas wprowadzania zmian w ustaleniach, czy w kwestii płatności za usługi – warto ustalić obowiązujące zasady już na samym początku. Do takich elementów zaliczają się warunki rezerwacji obiektu, bezkosztowej anulacji, obowiązujące tolerancje zmian i ich harmonogram czasowy, wartość zaliczki i termin płatności.

6. Miejsce na zaplecze techniczne dla organizatora

Wielokrotnie organizatorzy lub ich klienci potrzebują swojego miejsca w trakcie eventu, które pełni funkcję albo „centrum dowodzenia wszechświatem eventowym” albo zaplecza, gdzie składowane będą wszystkie materiały dotyczące eventu lub sprzęty techniczne. Brak określenia takiej potrzeby na samym początku może przyczynić się do ograniczonych możliwości ulokowania niezbędnych rzeczy w jednym dogodnym dla organizatora miejscu lub może wiązać się z kosztami dodatkowymi.

7. Możliwość wprowadzenia własnych podwykonawców

Wartością każdego organizatora są jego kontakty, sprawdzeni podwykonawcy, którzy gwarantują określoną jakość danej usługi. W przypadku, gdy organizator wynajmuje obiekt pod wydarzenie i chciałby pracować ze swoimi podwykonawcami, powinien tę kwestię ustalić z osobą zarządzającą obiektem. Dotyczy to głównie takich podwykonawców jak: firma cateringowa, ochrona, ekipa sprzątająca, czy obsługująca szatnię lub firma zajmująca się techniką sceniczną, czy tłumaczeniami.

8. Wydarzenia, które odbywają się równolegle w innych salach

Ta kwestia głównie dotyczy obiektów dysponujących dużą ilością sal oraz takich, których organizator nie wynajął na wyłączność. Nie trudno wyobrazić sobie sytuację, kiedy w trakcie naszej ważnej konferencji kilka sal obok odbywa się bardzo huczne rozdanie nagród, w rytm głośnej muzyki. Obiekty z reguły same dbają o rozdzielanie firm konkurencyjnych, jednak warto również zapytać czy w czasie naszego wydarzenia na terenie obiektu inna firma z tej samej branży nie organizuje swojego eventu.

9. Czas na montaż i demontaż

Agendy montażu tworzone przez organizatora to nic innego jak rozplanowanie przyjazdu poszczególnych podwykonawców i określenie czasu montażu ich sprzętu. Niezwykle ważnym aspektem jest tutaj przepustowość wejść technicznych czy wind. Jednym z zadań organizatora jest efektywne rozplanowanie montażu. Przedstawiony plan montażu powinien być zatwierdzony przez obiekt, aby nie pokrywało się to z innymi wydarzeniami, zaplanowanymi przed naszym eventem lub zaraz po nim.

 

Pobierz infografikę >>>

 

SHARE:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn
Brak komentarzy

Przykro nam, w chwili obecnej nie ma możliwości dodania komentarza.

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail